Habilidades y herramientas de la Asistencia Virtual

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¿Sabes cuáles son las cualidades que  tiene que tener un Knowmada?

¿Sabes cuáles son las herramientas de trabajo de una Asistente Virtual?

Con esta clase pretendo llevaros a la luz de todas vuestras capacidades, mostrandoos una serie de Habilidades que según John Moravec (creador del concepto Knowmad), son necesarias para considerarse Knowmada.

También os daré una lista de herramientas físicas, prácticas y tecnológicas que necesitamos en nuestro trabajo y en las tareas para los clientes.

¡Vamos a ello!

HABILIDADES

  • No está limitado a una edad determinada.

Demasiado joven, demasiado mayor…

Esto ya rompe completamente con muchos de los paradigmas laborales a los que estamos acostumbrados.

Dentro del mundo knowmada estos conceptos de la edad desaparecen.

Da exactamente igual la edad, lo que necesitamos son otro tipo de cualidades.

  • Creativo, innovador, colaborativo y motivado.  

Esas otras cualidades son la creatividad, la innovación, la capacidad de colaboración, la motivación, el saber utilizar la información y generar conocimientos en diferentes contextos, ser una persona altamente inventiva, intuitiva, capaz de producir ideas, capaz de crear sentido socialmente construido.

  • Utiliza la información libremente y genera conocimientos en diferentes contextos.

Todas las personas que nos consideramos knowmadas somos creadoras de redes. Estamos conectadas, generamos cooperación y utilizamos y ofrecemos  información de manera abierta y libre.

  • Gran capacidad para utilizar herramientas que nos ayudan a resolver diferentes problemas.

Estamos alfabetizadas digitalmente. Comprendemos el cómo y el porqué de cómo funcionan las tecnologías digitales aunque a veces se nos resistan.

  • Tenemos una gran competencia para resolver problemas desconocidos en contextos diferentes.

Porque estamos adentrándonos en un contexto completamente nuevo, diferente a todo lo habitual, a todo lo que estábamos acostumbrados en proyectos anteriores.

  • Capacidad para compartir sin límites geográficos entre diferentes personas de diferentes lugares del mundo.

Se puede ser knowmada desde tu domicilio y puedes ser knowmada de viaje, por lo tanto no existen los límites geográficos. Tu oficina es el mundo.

  • Es adaptable a diferentes contextos y entornos.

Da exactamente igual en el contexto o el entorno en que nos encontremos. Es adaptable a todo tipo de vida.

  • Liberar el acceso a la información.

Hacer llegar a la máxima cantidad posible de personas toda la información que nosotras ya conocemos, de forma libre y abierta es muy importante es este mundo. En cualquier página web de emprendedor o emprendedora digital, podemos encontrar contenido que se comparte de forma completamente altruista.

  • Atentos a los contextos y a la adaptabilidad de la información.

La información está en cambio constante, entonces siempre tenemos que estar atentos. Desaprendemos rápidamente sumando nuevas ideas. Tenemos que desescolarizar nuestras mentes e ir soltando los viejos paradigmas.

  • Competentes para crear redes de conocimiento horizontales.

No hay jerarquías. Lo habitual son relaciones completamente horizontales, son nuestros clientes, son nuestros compañeros de trabajo y desde ese lugar, hay una relación de igual a igual siempre.

  • El aprendizaje es permanente y para toda la vida.

De manera formal e informal, estamos aprendiendo constantemente a lo largo del tiempo, todo lo que hacemos nos enseña algo. Nos van a surgir ideas leyendo un libro, en una conversación con un amiga, paseando en la naturaleza… Nuevos aprendizajes vienen a nosotros cada día.

  • No temer al fracaso.

En España se considera el fracaso como algo malísimo que hay que esconder, no queremos mostrar nuestros errores por el miedo a que nos juzguen como fracasados.

No es igual en otras partes del mundo donde el fracaso es como una medalla.

Los fracasos se viven como un aprendizaje natural que enriquece mucho a las personas en su proceso de crecimiento. De ahí el refrán, de los errores se aprende.

 

HERRAMIENTAS

A continuación voy a presentar una serie de herramientas prácticas y físicas para desarrollar nuestro trabajo como Asistente Virtual y en qué aspecto de nuestro trabajo nos sirve cada una.

Herramientas físicas

Aunque puede parecer obvio es importante reseñar las herramientas básicas que necesitamos para realizar nuestro trabajo en nuestro día a día para el cuidado de nuestra salud física. Un buen lugar de trabajo, con buena movilidad y con posiciones que no nos bloqueen evitará lesiones y otro tipo de cargas físicas.

Mesa – Escritorio

Silla – Puff

Ordenador

Webcam

Auriculares

Archivadores, etc…

Herramientas prácticas

Ahora vamos a ver una por una, la lista de las herramientas que necesitamos para desarrollar nuestras tareas  cuando estamos trabajando con un cliente. Dependiendo del tipo de tarea necesitaremos una herramienta u aplicación. Prácticamente todas son aplicaciones que están en internet, con versión gratuita y muy útiles para empezar a practicar.

Diseño de imágenes y creatividad

  • Canva. Mi favorita. Nos permite crear equipos, invitar a personas a ver o modificar nuestros diseños. Perfecto para el trabajo en equipo.
  • Pablo
  • Getsstencil

Atención al cliente

  • Gmail. Es muy completa y está llena de utilidades. Tiene una gestión de etiquetas muy buena. Nos permite tener plantillas de emails, conectar diferentes cuentas en una misma bandeja de entrada…

Las dos siguientes tienen una versión gratuita, un poco corta para trabajar en equipo. Similares a gmail pero con algunas utilidades más específicas para poder trabajar en equipo.

  • HelpScout
  • FreshDesk

Email marketing

Para hacer un buen email marketing necesitamos herramientas que nos faciliten  la gestión de autoresponders, etiquetado a los suscriptores, clientes, segmentación…

  • MailChimp. Está bastante bien. Tiene versión gratuita pero pincha un poco en la parte de segmentación.
  • Active Campaign. Muchísimo más completa. Se puede tener muy buen control para crear embudos de ventas, segmentación de clientes y de suscriptores, se pueden hacer auténticas virguerías.

Redes sociales

¡Hay una lista interminable!

Programación

Algunas redes sociales como Facebook permite programar directamente desde la propia red social.

Buffer

  • Hootsuite
  • Metricool
  • Twetdeck
  • Planable
  • Postcrone

Hay otras herramientas que son más específicas y que nos ayudan a hacer otro tipo de cosas relacionadas con las redes sociales.

  • Botize. nos ayuda ha hacer unas combinaciones de publicaciones, programaciones y cosas que ponemos en automático y funcionan por sí solas.
  • Linkt.ree

A mi me gusta mucho. Se utiliza mucho en Instagram.

Gestión de equipos y proyectos

  • Trello. Fácil de usar. Muy intuitiva.
  • Evernote

Estas tres son una mezcla entre aplicación de gestión de equipos y una aplicación de atención al cliente.

  • Slack
  • Asana
  • Yanado

Gestión de almacenamiento y compartir información

Aplicaciones que nos permiten tener una nube con nuestra información e invitar a personas para que puedan subir y bajar información y compartirlo entre personas de un mismo equipo.

  • DropBox
  • Pcloud
  • ICloud
  • Drive

Gestión de tiempo y productividad

  • Toggle
  • Kanbanflow. Otra de mis favoritas. Es una herramienta de productividad enfocada en la gestión de las tareas a realizar. Su filosofía de funcionamiento nos permite crear tantos tableros como necesitemos, pudiendo ser totalmente privados o agregando usuarios en los mismos, mediante invitaciones, para realizar tareas colaborativas.

Integra pomodoro, al igual que Toggle.

  • Pomodoro. Es un método de gestión del tiempo que ayuda a que tu productividad sea mayor. Para poder controlar el tiempo que le vamos a dedicar a una tarea, escribir una newsletter, revisar un artículo, cuanto tiempo nos lleva responder al correo de nuestro cliente…

Y también podemos generar informes para nuestros clientes, con las tareas que hemos realizado y cuánto tiempo hemos dedicado a cada una de ellas, así, a la hora de facturar a nuestros clientes haya la máxima transparencia posible.

Video: edición, grabación,comunicación

Edición de video:

  • IMovie
  • Camtasia
  • Hangouts

Videoconferencias, entrevistas y grabación de video:

Con estas aplicaciones podemos tener una reunión de grupo, equipo, en directo, viéndonos las caras y escuchándonos entre todas.

  • Loom. Esta aplicación es totalmente gratuita y a mí me ha salvado la vida. Loom, es una extensión que se puede instalar en el navegador de Chrome y que nos sirve para grabar lo que estamos haciendo en la pantalla y compartirlo.
  • Zoom.
  • Appear.in.
  • Hangouts
  • Skype

Gestión de pagos y contabilidad

  • Contasimple. Para llevar la contabilidad de nuestro negocio, para hacer facturas, ingresar pagos, transferencias, cobros y para poder tener un control de nuestro negocio. Esta aplicación nos ahorra mucho tiempo, trabajo y paciencia, que suele ser muy necesaria en estos temas fiscales. También tiene versión gratuita.
  • En cuanto a gestión de pagos, con estas aplicaciones podemos gestionar pagos y cobros de nuestros clientes y de nosotras mismas.
  • Stripe. Podemos asociarlas con PayPal.
  • Quaderno. Esta aplicación es algo intermedia entre Contasimple y Stripe. Yo no la conozco muy bien,  pero he escuchado a bastante gente que les funciona bien.
  • Paypal

Gestión de citas

  • Calendly. Sencilla y gratuita. Con esta aplicación creamos un calendario con las fechas y las horas que podemos dar citas y desde ahí podemos gestionar las citas de nuestros clientes.

Gestión de afiliados

La afiliación se realiza cuando un cliente, emprendedor o emprendedora vende sus servicios en formato de cursos y el afiliado se lleva un porcentaje de ello. La afiliación es un buen ejemplo de capacidad de colaboración. Prácticamente todos los emprendedores colaboran unos con otros a través de la afiliación.

  • ThriveCart
  • Sendowl
  • Clickbank

Gestión de contraseñas

  • LastPass. Otra aplicación “salvavidas” igual que Loom. Entre nuestras propias contraseñas, las de nuestros clientes, sus email, sus aplicaciones, son muchísimas las contraseñas que se pueden llegar a acumular. Es una aplicación brutal y  completamente gratuita.

 

Todas las herramientas son muy parecidas entre ellas, cambia el diseño, los botones, pero al final la utilidad de la aplicación es la misma, todas tienen básicamente las mismas opciones, las mismas utilidades, entonces con que aprendamos a utilizar una para cada tipo de tarea es suficiente. Luego será fácil aprender otra aplicación porque va a ser muy similar y vamos a tener ya unos conceptos integrados que son comunes en ese tipo de herramientas.

 

Es como una montaña, un escalador no sube directamente al Everest, primero se sube a una montaña pequeña, luego al Teide, vamos escalón a escalón, a cada una a nuestro ritmo y con un proceso de aprendizaje completamente adaptado a nuestras necesidades, porque esto también es muy valioso para que realmente toda esta información quede en nosotras y luego podamos seguir avanzando, tenemos que llevar este aprendizaje a nuestro ritmo.

 

!Así que, ahora a trastear con el ordenador y os veo en el siguiente escalón¡

Déjanos en los comentarios tus preguntas o incluso tus experiencias con estas herramientas y así podemos compartir y aprender más entre todas.

Y si te apetece ver más video clases como esta, puedes encontrar más en el blog, como por ejemplo la última dónde te contábamos que sí es posible vivir de la Asistencia Virtual.

 

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Acerca del autor

Somos Mamen y Esther. Nuestro objetivo es crear equipos felices en la nueva era laboral. En Colaboración Knowmada, te ayudamos a reinventarte como asistente virtual sin olvidarte de ti misma en el camino. Puedes descargar nuestra guía "Cinco claves + cinco acciones para reinventarte como asistente virtual sin perder el equilibrio".

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